Wyjaśnienia zasad przetwarzania danych osobowych w MOPS

Ochrona danych osobowych i RODO

Z dniem 25 maja 2018 r. zaczęło obowiązywać unijne rozporządzenie o ochrony danych osobowych - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (nazywane również „RODO”).

Ochrona Państwa danych osobowych to jeden z najważniejszych aspektów naszej pracy. Poniżej przekazujemy ogólne wyjaśnienia dotyczące zasad przetwarzania Państwa danych osobowych w MOPS oraz informacje o przysługujących Państwu prawach.

Informacje na tej stronie nie są wiążące i mają na celu wyjaśnienie przysługujących Państwu praw w zakresie ochrony danych osobowych.

Kim jest administrator danych

Administrator danych to podmiot decydujący o celach i sposobach ich przetwarzania. W niektórych przypadkach to przepisy prawa wskazują kto jest administratorem danych.

Szczegółową informację o tym, kto jest administratorem Państwa danych znajdą Państwo na naszych stronach dotyczących poszczególnych form pomocy.

Administratorem danych przetwarzanych w tutejszym Ośrodku mogą być:

• Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Katowicach z siedzibą w Katowicach przy ul. Wita Stwosza 7.
• Jeżeli składali Państwo wniosek do Miejskiego Zespołu Orzekania o Niepełnosprawności, administratorem Państwa danych jest Miejski Zespół Orzekania o Niepełnosprawności z siedzibą w Katowicach przy ul. Gliwicka 102
• W niektórych przypadkach administratorem Państwa danych będą podmioty, które powierzyły ich przetwarzanie  MOPS. Będzie to miało miejsce między innymi gdy będziecie Państwo uczestniczyć w projektach finansowanych ze środków Unii Europejskiej.

Poniższe informacje dotyczą tylko przypadków, gdy administratorem Państwa danych jest Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Katowicach lub Miejski Zespół Orzekania o Niepełnosprawności w Katowicach.

W jakim celu przetwarzamy państwa dane osobowe

W każdym przypadku MOPS musi posiadać podstawę do przetwarzania Państwa danych. Szczegółowe informacje o podstawie przetwarzania danych o znajdą Państwo również na naszych stronach dotyczących poszczególnych form pomocy.

Jak długo będziemy przechowywać dane

Czas przez który przechowujemy dane wynika z przepisów prawa. W większości wypadków będzie to czas określony kategorią archiwalną dokumentów, która jest ustalana przez Archiwa Państwowe na podstawie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym.

Komu ujawniamy państwa dane

Przykładamy szczególną wagę do ochrony Państwa prywatności, będą one udostępniane innym podmiotom jedynie w następujących przypadkach:

1. Jeżeli obowiązek ich udostępnienia wynika z przepisów prawa. Na przykład:
   • Będziemy musieli udostępnić Państwa dane na żądanie sądu, prokuratury lub policji.
   • Będziemy udostępniać dane organizacjom pożytku publicznego, którym Miasto Katowice powierzyło realizację zadań, takich jak prowadzenie dziennych domów pomocy społecznej.
2. Jeżeli wyrazicie Państwo zgodę na udostępnienie danych, udostępnimy je zgodnie z treścią tej zgody.

Dane będą również ujawniane podmiotom zapewniającym obsługę techniczną i administracyjną MOPS oraz podmiotom realizującym świadczenia (są to tak zwane podmioty przetwarzające). Mogą to być na przykład:

• Podmioty administrujące systemami informatycznymi MOPS.
• Podmioty zapewniające transport dokumentów.
• Podmioty niszczące dokumenty i nośniki informatyczne.
• Podmioty zapewniające specjalistyczną pomoc prawną, szkoleniową, doradczą.
• Podmioty świadczące specjalistyczne usługi dla klientów MOPS.

W każdym z tych przypadków, podmiot przetwarzający może przetwarzać dane jedynie na polecenie MOPS o jego obowiązki są ściśle określone w zawartej umowie. Przed zawarciem umowy, MOPS sprawdza, czy podmiot przetwarzający daje gwarancje ochrony Państwa interesów.

Jakie prawa przysługują osobom, których dane przetwarzamy

Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych (tzw. RODO) [serwis zewnętrzny] daje osobom, których dane przetwarzamy, możliwość skorzystania z szeregu przysługujących im praw. Poniżej opisujemy krótko te prawa, wyjaśniamy jak z nich skorzystać oraz wskazujemy przypadki, w których prawa te nie będą Państwu przysługiwały.

Prawo dostępu do swoich danych

Każda osoba, która zwróci się do MOPS z takim żądaniem, otrzyma informację, czy Ośrodek przetwarza jej dane osobowe oraz dodatkowo informacje:

• W jakim celu dane są przetwarzane przez Ośrodek.
• Jakie są kategorie tych danych.
• Informacje o odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych.

  "odbiorca" oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, któremu ujawnia się dane osobowe, niezależnie od tego, czy jest stroną trzecią. Organy publiczne, które mogą otrzymywać dane osobowe w ramach konkretnego postępowania zgodnie z prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, nie są jednak uznawane za odbiorców; przetwarzanie tych danych przez te organy publiczne musi być zgodne z przepisami o ochronie danych mającymi zastosowanie stosownie do celów przetwarzania

• Przez jaki okres dane będą przetwarzane lub jakie są kryteria ustalania tego okresu.
• Jakie prawa Państwu przysługują.
• W jaki sposób wnieść skargę do organu nadzorczego.
• Skąd Ośrodek ma dotyczące Państwa dane.
• Informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu, gdyby było stosowane.
• Mogą Państwo otrzymać również kopię Państwa danych. Pierwszą kopię danych otrzymają Państwo bezpłatnie, za każdą kolejną Ośrodek będzie mógł pobrać opłatę.

Ponieważ ilość przetwarzanych w Ośrodku danych jest bardzo duża, Ośrodek może poprosić Państwa o sprecyzowanie, których danych dotyczy Państwa wniosek. Jeżeli wyszukanie danych wymaga niewspółmiernie dużego wysiłku związanego z wyszukaniem danych osobowych, MOPS wezwie Państwa do udzielenia informacji pozwalających na wyszukanie tych danych.

Ośrodek nie przekaże Państwu powyższych informacji i danych, jeżeli przepisy prawa nakazują mu zachowanie tych danych w tajemnicy lub jeżeli ich udostępnienie wpływałoby niekorzystnie na prawa innych osób.

W jaki sposób skorzystać z prawa dostępu do danych informujemy poniżej

Prawo do ograniczenia przetwarzania

Z prawa tego mogą Państwo skorzystać w następujących przypadkach:

1. Jeżeli kwestionują Państwo prawidłowość danych – MOPS ograniczy przetwarzanie na okres, który pozwoli mu na sprawdzenie prawidłowości danych.
2. Jeżeli MOPS przetwarzałby dane z naruszeniem prawa powinien usunąć Państwa dane. Mogą Państwo w zamian zażądać ograniczenia ich przetwarzania.
3. Jeżeli MOPS chciałby usunąć Państwa dane, bo nie są mu one już potrzebne, mogą Państwo zażądać ograniczenia ich przetwarzania jeżeli są one potrzebne Państwu do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. W takim wypadku MOPS poprosi Państwa o wykazanie, że rzeczywiście są one potrzebne w takim celu osobie, której dane dotyczą.
4. Jeżeli wniesiecie Państwo sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na interesie publicznym lub prawnie uzasadnionych interesach (informację o podstawie przetwarzania otrzymacie Państwo w czasie zbierania danych), do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie MOPS są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu.

Jeżeli przetwarzania zostanie ograniczone, MOPS nie będzie wykonywał na danych żadnych operacji i ograniczy się jedynie do przechowywania tych danych.  MOPS będzie mógł jednak wykonywać inne operacje jeżeli:

1. Wyrazicie Państwo na to zgodę.
2. W celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
3. Dla ochrony praw innej osoby fizycznej.
4. Z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii lub państwa członkowskiego.

Z praw tego nie będą Państwo mogli skorzystać, jeżeli z innych przepisów wynika jego ograniczenie.

W jaki sposób skorzystać z prawa do ograniczenia przetwarzania informujemy poniżej

Prawo do poprawienia lub uzupełnienia danych

Jeżeli Państwa dane są nieprawidłowe lub niepełne mają Państwo prawo do żądania ich poprawienia lub uzupełnienia.

W jaki sposób skorzystać z tego prawa informujemy poniżej

Prawo do usunięcia danych

Prawo to bywa nazywane również prawem do bycia zapomnianym. Prawo to przysługuje Państwu w następujących przypadkach:

1. Dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane. Proszę zauważyć, że w tym przypadku MOPS powinien usunąć Państwa dane również, jeżeli nie złożą Państwo żądania skorzystania z tego prawa.
2. Osoba, której dane dotyczą, cofnęła zgodę, na której opierało się przetwarzanie i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania. Proszę zauważyć, że MOPS tylko w wyjątkowych przypadkach przetwarza dane na podstawie zgody, a jeżeli zostanie ona wycofana, powinien zaprzestać ich przetwarzania również, jeżeli nie złożą Państwo żądania skorzystania z tego prawa.
3. Osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych:
   1. z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych opartego na interesie publicznym lub prawnie uzasadnionych interesach i nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania. Proszę zauważyć, że MOPS powinien zaprzestać ich przetwarzania również, jeżeli nie złożą Państwo żądania skorzystania z tego prawa.
   2. wobec przetwarzania jej danych osobowych na potrzeby marketingu bezpośredniego. MOPS nie przetwarza jednak danych w takim celu.
4. Dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem. Proszę zauważyć, że w tym przypadku MOPS powinien usunąć Państwa dane również, jeżeli nie złożą Państwo żądania skorzystania z tego prawa.
5. Dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii lub prawie państwa członkowskiego, któremu podlega administrator. Proszę zauważyć, że w tym przypadku MOPS powinien usunąć Państwa dane również, jeżeli nie złożą Państwo żądania skorzystania z tego prawa.
6. Dane osobowe zostały zebrane w związku z oferowaniem usług społeczeństwa informacyjnego, o których mowa w art. 8 ust. 1 RODO. MOPS nie przetwarza jednak danych w takim celu.

Wbrew informacjom medialnym, prawo to ma charakter uzupełniający i będą mogli Państwo z niego skorzystać w wypadkach, gdyby MOPS nie zrealizował swojego obowiązku zaprzestania przetwarzania danych.

W jaki sposób skorzystać z prawa do usunięcia danych informujemy poniżej

Prawo do sprzeciwu

Prawo do sprzeciwu przysługuje Państwu tylko w wypadu gdy dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e) lub f) Rozporządzenia Ogólnego o Ochronie Danych.

Zgodnie z RODO, przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy – i w takim zakresie, w jakim – spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:

1. osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów;
2. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
3. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;
4. przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej;
5. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;
6. przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.

Litera f) nie ma zastosowania do przetwarzania, którego dokonują organy publiczne w ramach realizacji swoich zadań.

Proszę zwrócić uwagę, że w większości przypadków, MOPS przetwarza dane w celu realizacji obowiązku prawnego, a nie na podstawie powyższych przesłanek. Jeżeli złożą Państwo sprzeciw w sytuacji, gdy prawo to Państwu nie przysługuje, MOPS poinformuje Państwa, że nie może uwzględnić sprzeciwu.

Prawo to może znieść osoba ze względu na jej szczególną sytuację, dlatego jeżeli wyrazicie Państwo sprzeciw wobec przetwarzania danych, MOPS poprosi o opisanie szczególnej sytuacji będącej podstawą tego sprzeciwu.

W jaki sposób skorzystać z tego prawa informujemy poniżej

Prawo do przeniesienia danych

Z prawa tego można skorzystać w odniesieniu do danych przetwarzanych w systemach informatycznych, jeżeli dane są przetwarzane w na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, lub na podstawie umowy. Prawo to dotyczy jedynie danych dostarczonych przez osobę lub zebranych od osoby.

Aktualnie MOPS nie przetwarza danych spełniających powyższe warunki i w związku z tym nikomu nie przysługuje prawo do przeniesienia danych.

W jaki sposób mogą państwo skorzystać z tych praw

Aby skorzystać z prawa do poprawienia lub uzupełnienia danych mogą Państwo zwrócić się do pracownika, który prowadzi Państwa sprawę.

Aby skorzystać ze pozostałych praw, mogą Państwo:

1. Zwrócić się do pracownika MOPS, który przekaże Państwa wniosek do odpowiedniej osoby.
2. Złożyć wniosek w formie elektronicznej, a pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej ePUAP (serwis zewnętrzny)

Wniosek należy składać korzystając z wzoru wniosku dotyczącego realizacji praw osoby, której dane osobowe dotyczą przetwarzane przez Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Katowicach (PDF, 217kB).

W każdym wypadku mogą państwo złożyć wniosek drogą pocztową.

Jeżeli złożą Państwo wniosek za pośrednictwem poczty elektronicznej, MOPS będzie musiał najpierw potwierdzić Państwa tożsamość i może poprosić złożenie wniosku inną drogą lub osobistą wizytę.

Wycofanie zgody

W przypadkach, gdy Państwa dane są przetwarzane na podstawie zgody, może ona być w każdym momencie wycofana. W takim przypadku MOPS nie będzie mógł już dłużej przetwarzać Państwa danych, które były przetwarzane na podstawie tej zgody.

Wycofanie zgody nie wpłynie na wcześniejsze operacje przetwarzania. Przykładowo, jeżeli wyrazili Państwo zgodę na udostępnienie danych innej osobie, to wycofanie zgody nie wpłynie na dane, które zostały już udostępnione.

Po wycofaniu zgody, MOPS będzie nadal przetwarzał informację o wyrażeniu i odwołaniu zgody.

Informację o wycofaniu zgody mogą przekazać Państwo w analogiczny sposób w jaki uprzednio ją wyrazili. Szczegółowych informacji udzieli Państwu pracownik.

Gdzie uzyskają państwo dodatkowe informacje

• Dodatkowych informacji udzieli Państwu każdy pracownik MOPS.
• Jeżeli uznacie Państwo te informacje za niewystarczające, możecie zwrócić się do inspektora ochrony danych, który udzieli Państwu dodatkowych informacji lub skieruje do odpowiedniej osoby. Z inspektorem ochrony danych można się skontaktować:
  1. Pocztą elektroniczną: daneosobowe@mops.katowice.pl
  2. Telefonicznie: +32 606 18 85
  3. Poprzez elektroniczną skrytkę ePUAP  (serwis zewnętrzny)

Prawo do złożenia skargi

Przysługuje Państwu prawo do złożenia skargi do organu nadzorczego. Szczegółowe informacje w jaki sposób złożyć skargę znajdą Państwo na stronie Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (serwis zewnętrzny).